آنتروپی در مدیریت – معرفی ویژگی‌ها و راه حل ها
در زمان گذشته موضوع سازمان‌ها و مدیریت آن‌ها از اهمیت چندانی برخوردار نبود اما امروزه با پیشرفت علم، کارشناسان توانسته‌اند رابطه مهمی میان نوع مدیریت و نظم یک سازمان پیدا کنند. در دنیای امروز مدیریت ترکیبی از علم و تجربه است و شما برای مدیر شدن باید علاوه بر تحصیل در رشته مربوط به آن، تجربه و سابقه زیادی در این زمینه داشته باشید. در دنیای مدیریت موضوعات بسیاری مطرح می‌شود که هر یک از آن‌ها دارای اهمیت ویژه‌ای هستند. ما در این مقاله قصد داریم به توضیحاتی درباره آنتروپی در مدیریت بپردازیم. با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید.
آنتروپی چیست؟
پیش از آن که بدانید آنتروپی در مدیریت به چه معناست باید به توضیح آنتروپی بپردازیم. آنتروپی در واقع یک مفهوم فیزیکی شیمیایی است که به مرور زمان در سایر رشته‌ها مانند اقتصاد، کیهان شناسی و مدیریت مورد استفاده قرار گرفته است. آنتروپی به طور کلی به معنای ایجاد یک فضای نامنظم است که در نهایت منجر به از دست رفتن انرژی می‌شود. در زمینه‌هایی که بی نظمی، احتمال و عدم قطعیت وجود دارد، آنتروپی نیز وجود دارد. آنتروپی در سازمان‌ها و سیستم‌ها یک بی نظمی است که باعث کاهش بازدهی مجموعه می‌شود. بنابراین مدیریت یک سازمان در این حالت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و مدیران باید علاوه بر تجربه در این زمینه، به اندازه کافی دانش مدیریتی داشته باشند. در صورتی که علاقمند به مدیریت و آموزش آن هستید می‌توانید به فرادرس به عنوان یک منبع معتبر مراجعه کرده و انواع آموزش‌ها در زمینه مدیریت را دنبال کنید.
آنتروپی در مدیریت چیست؟
یک مجموعه متشکل از افراد مختلف را تصور کنید، اگر این مجموعه بدون مدیر به کار خود ادامه دهد و تک تک اعضای آن به حال خود گذاشته شوند، پس از مدتی آنتروپی سرعت مجموعه را کاهش می‌دهد و در صورت عدم رسیدگی به این مشکل مجموعه به طور کامل از بین می‌رود. آنتروپی در واقع یک بی نظمی و هرج و مرج است که می‌تواند باعث برخورد تمام پدیده‌های جهان شود. به طور کلی آنتروپی در مدیریت به معنای این است که اگر مدیر، سازمان خود را تنها بگذارد نمی‌تواند انتظار نتیجه و بازدهی مثبتی از سازمان خود داشته باشد. در نتیجه اگر قصد دارد سازمان بیشترین بازدهی را داشته باشد، وجود یک نیروی ناظر و کنترل کننده ضروری است . در واقع اگر به مدیران یک سازمان تمام امکانات و آموزش‌های لازم هم داده شود، بازدهی مثبت بدون نظارت یک کنترلگر امکان پذیر نیست.
انوع آنتروپی در مدیریت را بشناسید
در تمامی سیستم‌ها و سازمان‌ها عوامل کمی وجود دارند که بر خلاف سیستم عمل می‌کنند. این عوامل به مرور زمان بر اثر عدم نظارت می‌توانند باعث مختل شدن سیستم شوند. آنتروپی در مدیریت به دو دسته کلی تقسیم می‌شود:
- آنتروپی مثبت: آنتروپی مثبت در واقع یک آنتروپی ویرانگر است که بر خلاف سیستم عمل کرده و در نهایت منجر به نابودی آن می‌شود.
- آنتروپی منفی: آنتروپی منفی که به آن نگانتروپی نیز می‌گویند کاملاً بر خلاف آنتروپی مثبت عمل می‌کند. در این آنتروپی تغییراتی در سیستم ایجاد شده و انحرافات کاهش پیدا می‌کنند. این آنتروپی می‌تواند باعث حفظ بقای سازمان شود.
آنتروپی مثبت معمولاً در سیستم‌های بسته ایجاد می‌شود. در این سیستم‌ها مدیریت مناسبی وجود نداشته و به اندازه کافی نظارت صورت نمی‌گیرد. در صورتی که آنتروپی منفی در سیستم‌های باز ایجاد می‌شود. در این سیستم‌ها ارتباط با محیط بسیار مناسب بوده و اعضای آن علاقمند به پویایی و تلاش برای حفظ سیستم هستند.
علت ایجاد آنتروپی در مدیریت
با توجه به توضیحات داده شده آنتروپی در مدیریت از مشکلاتی است که به صورت کلی در تمام سازمان‌ها وجود دارد اما اینکه این آنتروپی تا چه حد می‌تواند باعث دور شدن سیستم از اهدافش شود، کاملاً بستگی به نوع رفتار اعضا دارد. زمانی یک کسب و کار بوروکراتیک دچار آنتروپی می‌شود که هر یک از اعضا به صورت مجزا کار کرده و هیچ ارتباطی با اعضای دیگر نداشته باشند. این عدم تعامل کارکنان یک سازمان با یکدیگر باعث می‌شود تا هر یک از اعضا تنها وظیفه شغلی خود را انجام داده و از تلاش برای بازدهی بیشتر سازمان دست بکشند. خارج کردن یک سازمان از بی نظمی کار بسیار دشواری است، در صورتی که کارکنان به راحتی با هرج و مرج سیستم کنار می‌آیند. بنابراین یک مدیر باید بتواند بوروکراسی را در سازمان خود ایجاد کند.
امروزه مدیریت صرفاً یک تجربه و سابقه نیست و افراد با یادگیری دانش مدیریت می‌توانند به حفظ یک سازمان کمک کنند. اگر در کسب و کار خود با مشکل مدیریت مواجه هستید می‌توانید به فرادرس مراجعه کرده و آموزش‌های مدیریت را در این مرجع دنبال کنید. فرادرس یک منبع آموزشی بی نظیر در زمینه مدیریت و کسب و کار می‌باشد.
سازمان بوروکراتیک چیست؟
پس از توضیحاتی که درباره آنتروپی در مدیریت داده شده، باید متوجه شده باشید که عدم رعایت نظم در یک سازمان می‌تواند باعث نابودی آن شود. بنابراین مدیران باید پیش از هرچیز یک بوروکراسی مناسب را برای سازمان خود در نظر بگیرند. سازمان‌های بوروکراتیک در واقع سازمان‌هایی هستند که یک شرایط استاندارد، تکراری و ساده را برای کارکنان ایجاد می‌کنند. در واقع آن چیز که می‌تواند باعث کاهش آنتروپی در یک سازمان شود پایداری و ثبات است. این سازمان‌ها برای موفقیت باید دارای محیطی پایدار با نتایج استاندارد باشند. سازمان‌های بوروکراتیک تا زمانی که تغییری در سیستم ایجاد نشده باشد به خوبی کار می‌کنند.
پیشگیری از آنتروپی در مدیریت
بیشتر مدیرانی که دانش کافی در زمینه مدیریت را دارند می‌توانند از ایجاد آنتروپی در سیستم جلوگیری کنند. این مدیران با آموزش آنتروپی در مدیریت توانسته‌اند راهکارهایی را برای جلوگیری از این بی نظمی نابودگر به کار برده و باعث افزایش بازدهی سیستم شوند. این راهکارها بیشتر از تجربه و امکانات، نیازمند یادگیری و آموزش هستند. در صورتی که مدیر در این زمینه آموزش ندیده باشد، توانایی کنترل آنتروپی را نداشته و سازمان پس از مدتی به نابودی کشیده می‌شود. در ادامه مطلب قصد داریم به توضیح روش‌های پیشگیری از آنتروپی در یک سازمان بپردازیم.
استفاده از تفکر سیستم ارگانیک
بدون شک هر سازمانی برای جلوگیری از بی نظمی و هرج و مرج نیازمند یک بوروکراسی سازمانی است اما همین سلسله مراتب می‌تواند باعث ایجاد بی نظمی و کاهش بازدهی شود. همچنین حذف بوروکراسی برای یک سازمان بزرگ با هزاران کارمند غیرممکن است. حال چگونه می‌توان از ایجاد آنتروپی در این سازمان جلوگیری کرد؟ در پاسخ به این سؤال باید گفت یکی از بهترین روش‌ها برای پیشگیری از آنتروپی در مدیریت استفاده از تفکر سیستم ارگانیک است. این تفکر به معنای تشویق کردن کارکنان برای انجام فعالیت‌هایی خارج از وظیفه شغلی است که بتواند به اهداف سیستم کمک کند. سیستم پاداش، باعث افزایش تعامل در سازمان شده و می‌تواند یک محیط رقابت سالم را برای کارکنان ایجاد کند. یکی از دیگر از روش‌هایی که می‌تواند از ایجاد آنتروپی در یک سیستم جلوگیری کند حذف نگاه بالا به پایین در سازمان است. مدیران باید با ایجاد فرهنگ گفتگو باعث افزایش انگیزه کارکنان شوند.
مشارکت کارکنان در تصمیم گیری
یکی از مواردی که می‌تواند یک سازمان را به نابودی بکشد احساس عدم تاثیرگذاری کارکنان در اهداف سیستم است. این احساس می‌تواند باعث افزایش آنتروپی شده و مدیر باید از ایجاد این حس در کارکنان خود جلوگیری کند. مشارکت افراد در تصمیم گیری یکی دیگر از روش‌های پیشگیری از آنتروپی در مدیریت می‌باشد. در صورتی که واحدهای تصمیم گیرنده از واحدهای دیگر جدا شوند اتحاد درون سازمانی از بین رفته و زمینه را برای ایجاد هرج و مرج و بی نظمی فراهم می‌کند. مدیران باید فضای سازمان را طوری برنامه ریزی کنند که هر یک از کارکنان احساس کنند نقش خاصی در تصمیم گیری‌های سازمان دارند. مدیران باید با ایجاد فضایی صمیمی باعث مشارکت کارکنان در بحث‌ها و کمک به اهداف سازمان شوند.
مدیریت بر تمام کسب و کار
در شرکت‌های بزرگ با کارکنان بسیار شاید مدیریت فرصت نظارت شخصی به تمام بخش‌ها را نداشته باشد اما در کسب و کارهای کوچکتر یکی از روش‌های جلوگیری از ایجاد آنتروپی در مدیریت نظارت مدیر بر تمام کسب و کار می‌باشد. بیشتر مدیران شاید به توسعه محصول و کار با مشتریان علاقمند باشند اما باید بدانند که مهم‌ترین عامل پیشگیری از ایجاد آنتروپی مثبت، نظارت مدیر بر تمام قسمت‌های کسب و کار می‌باشد. در صورتی که مدیر نظارت کافی را بر قسمت‌های مختلف مانند حساب‌های پرداختنی و یا بخش حسابداری نداشته باشد، آنتروپی در این قسمت‌ها می‌تواند کل سازمان را به نابودی بکشاند. بنابراین یک مدیر موفق و آموزش دیده باید بر تمام قسمت‌های کسب و کار خود نظارت داشته و از ایجاد بی نظمی جلوگیری کند. در سازمان‌های بزرگ نیز باید برای هر بخش مدیرانی در نظر گرفته شود که روی کار کارکنان، نظارت و تمرکز کافی را داشته باشند.
اهمیت رهبری در پیشگیری از آنتروپی در مدیریت
بسیاری از افراد تفاوتی میان مدیریت و رهبری نمی‌بینند اما این یک باور بسیار اشتباه است. مدیریت و رهبری دو عامل متفاوت و در عین حال مکمل یکدیگر هستند. یک مدیر حرفه‌ای و آموزش دیده برای جلوگیری از ایجاد آنتروپی در مدیریت باید به رهبری سازمان خود نیز بپردازد. یک مدیر موفق در واقع یک رهبر موفق نیز می‌باشد. بنابراین برای حفظ نظم در یک سازمان کارکنان باید به خوبی رهبری شوند. رهبران یک سازمان باید محیطی را برای کارکنان فراهم کنند که ضمن انجام وظایف شغلی خود، از خلاقیت نیز استفاده کرده و برای اهداف سیستم تلاش کنند. رهبران باید برای پیشرفت یک کسب و کار در حال تغییر شیوه‌های قدیمی را کنار گذاشته و از روش‌های جدید برای ایجاد انگیزه در کارکنان استفاده کنند. این کار می‌تواند آنتروپی را در سازمان کاهش داده و باعث حذف بی نظمی و هرج و مرج شود.
۳ وظیفه مهم مدیر
همانطور که گفته شد امروزه مدیران برای انجام بهترین عملکرد نیازمند آموزش هستند. یک مدیر دارای وظایفی است که با انجام صحیح آن‌ها می‌تواند تا حدودی از ایجاد آنتروپی در مدیریت جلوگیری کند. در ادامه مطلب به توضیح ۳ وظیفه مهم مدیریت خواهیم پرداخت:
- کنترل: هر سازمانی دارای اهداف خاص خود می‌باشد. کارکنان هر شرکت باید اهداف بلند مدت و کوتاه مدت آن را دانسته و برای رسیدن به موفقیت تلاش کنند. همانطور که می دانید یک سازمان ممکن است از هزاران کارمند تشکیل شده باشد که هر یک از آن‌ها دارای وظایف متفاوتی هستند که سطح مسئولیت هر یک از آن‌ها مجزا است. بنابراین یک مدیر حرفه‌ای وظیفه دارد تا بر تمام کارکنان سازمان خود نظارت داشته و به کنترل آن‌ها بپردازد.
- برنامه ریزی: اگر بخواهیم مهم‌ترین وظیفه مدیریت را بیان کنیم باید گفت برنامه ریزی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. تمام مدیران می‌دانند که پیش از انجام یک استراتژی باید برنامه ریزی کنند. یکی از عواملی که باعث آنتروپی در مدیریت می‌شود عدم برنامه ریزی می‌باشد. یک مدیر حرفه‌ای باید مدام در حال برنامه ریزی برای پیش بردن اهداف شرکت و افزایش بازدهی باشد.
- کارکنان: یک مدیر حرفه‌ای باید بر جذب کارکنان نظارت کامل داشته باشد زیرا در صورتی که کارکنان یک سازمان نتوانند به وظایف خود به خوبی عمل کنند، مشکلات بسیاری برای آن به وجود می‌آید. بنابراین مدیران باید از توانایی کارکنان آگاهی داشته و سعی کنند با راهبردهای تشویقی به افزایش بازدهی آن‌ها بپردازند.
جمع بندی
همانطور که در ابتدای مطلب نیز اشاره کردیم، آنتروپی در واقع به معنای بی نظمی می‌باشد. این مفهوم امروزه در تمام علوم کاربرد دارد، حتی در حوزه کسب و کار. چراکه با رشد جامعه بشری، انسان‌ها به‌صورت ناخودآگاه در گروه‌های کوچک و بزرگ در مشاغل مختلف در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند. تفاوت میان رفتار و شخصیت انسان‌ها، خودخواهی آن‌ها و سایر صفات نادرستی که در انسان وجود دارد، گاهی می‌تواند یک سیستم بزرگ را نابود کند. از همین رو مفاهیمی مانند آنتروپی و بوروکراسی به حوزه کسب و کار راه پیدا کرده‌اند.
در حقیقت مفهوم آنتروپی در مدیریت به معنای هرج و مرج در یک سازمان است که در نهایت منجر به نابودی سازمان می‌گردد. به طور کلی عدم نظارت و کنترل بر اعضای یک سیستم ممکن است باعث ایجاد آنتروپی مثبت می‌شود. یک مدیر حرفه‌ای باید بتواند همواره برای کنترل میزان آنتروپی تلاش کرده و باعث موفقیت سازمان شود. همانطور که در این مقاله گفته شد یک مدیر برای مدیریت کاربردی یک سازمان، نیازمند تجربه و دانش کافی در این زمینه می‌باشد. در صورتی که علاقمند به مدیریت هستید می‌توانید به فرادرس به عنوان یک منبع معتبر آموزشی مراجعه کرده و آموزش‌های مختلف را در این زمینه دنبال کنید.
نظرات