وقت سفارت؛ یک راهنمای جامع (۲۰۲۳)
گرفتن وقت سفارت یکی از مراحل مهم اخذ انواع ویزاست؛ و با وجود آنکه به مرور کشورهای بیشتری به این سمت می‌روند که اکثر مراحل را به صورت غیر حضوری پیش ببرند، همچنان مراجعه حضوری متقاضی به سفارت کشور مقصد ضروری است.
در ادامه می‌توانید پاسخ تمام پرسش‌هایتان درباره گرفتن وقت سفارت را پیدا کنید. برای درک بهتر هم مراحل گرفتن وقت سفارت آمریکا را (به عنوان کشوری که در ایران سفارت‌خانه فعال ندارد) را بررسی می‌کنیم.
چند نوع وقت سفارت داریم؟
بله، وقت‌های سفارت همه مانند یکدیگر نیستند. در تمام حالات، بسته به کشور مد نظر، وقت سفارت برای مصاحبه حضوری، تحویل مدارک یا انگشت‌نگاری و چهره‌نگاری انجام می‌شود. اما این وقت می‌تواند عادی یا فوری باشد:
وقت سفارت عادی
وقت عادی برای حالتی است که متقاضی هیچ عجله‌ای برای اخذ ویزا ندارد، و پس از ثبت درخواست خود منتظر می‌ماند تا پردازش پرونده‌ها روند عادی خود را طی کند. بیشتر متقاضی‌ها از این زمان برای برنامه‌ریزی سفر و آماده‌سازی مدارک خود استفاده می‌کنند.
گرفتن وقت سفارت عادی زمان بیشتری می‌برد و فرد باید خود را برای منتظر مانند از چند هفته تا چند ماه و حتی چند سال آماده کند!
وقـت سفارت فوری
وقت فوری به داد متقاضی‌هایی می‌رسد که به هر دلیلی باید در اسرع وقت از سفارت‌خانه کشور مقصد ویزا بگیرند. وقت فوری سفارت یکی از خدمات مهم کارگزارها و آژانس‌های مسافرتی-مهاجرتی است که زمان انتظار برای گرفتن وقت را فوق‌العاده کوتاه می‌کند، گاهی حتی در حد چند ساعت!
البته نباید تصور کرد که اینکار با اتفاقاتی مانند ارتباطات خاص انجام می‌شود. موضوع اینجاست که چنین مجموعه‌هایی با شناخت کامل از روند کار سفارت‌خانه‌های فعال در ایران و کشورهای همسایه، می‌توانند با هوشیاری و سرعت عملی مثال‌زدنی برای گرفتن وقت سفارت اقدام کنند و پاسخ‌گوی نیاز مراجعه‌کنندگان خود باشند.
ناگفته پیداست که هزینه اخذ وقت فوری نسبت به حالت عادی بیشتر است. هزینه‌ای که متقاضیان اخذ ویزا اکثرا با کمال میل و رضایت کامل می‌پردازند.
خودمان نمی‌توانیم وقت سفارت بگیریم؟
البته که می‌توانید، البته اگر منظورتان وقت عادی باشد. وقت سفارت هر کشور به دو شکل تعیین شده و به متقاضی داده می‌شود:
- توسط سفارت یا کنسولگری آن کشور
- یا توسط شرکت‌های کارگزاری
شرکت‌های کارگزاری در واقع با این هدف به وجود آمدند که سر و سامان بهتری به حجم انبوه درخواست‌هایی بدهند که هر روز سمت سفارت‌خانه‌های گوناگون بدهند. به این ترتیب حجم کار سفارت‌خانه‌ها کمتر شده و سریع‌تر به درخواست‌ها رسیدگی می‌کنند. از طرف دیگر هم متقاضی‌ها کمتر برای پیشرفت پرونده‌شان منتظر می‌مانند.
مثلا شرکت VFSGlobal بزرگترین شرکت کارگزاری در کشور است، که وقت سفارت کشورهای اتریش، بلژیک، قبرس، جمهوری چک، دانمارک، فنلاند، فرانسه، یونان، مجارستان، نیوزلند، نروژ، پرتغال، آفریقای جنوبی، سوئیس، هلند، انگلستان و اوکراین را تعیین می‌کند. شرکت ویزامتریک تعیین وقت سفارت آلمان را به عهده دارد. شرکت CKGSIR هم همین کار را برای کشور ایتالیا انجام می‌دهد.
برای گرفتن وقت سفارت کشورهای دیگر باید نزد کنسولگری یا سفارت‌خانه کشور مقصد درخواست را ثبت کرد. تمام این کارها را متقاضی شخصا می‌تواند انجام دهد، مگر اینکه به هر دلیلی تمایلی به بهره‌مندی از مزایای انجام اینکار از طریق آژانس‌های مربوطه نداشته باشد.
منظور از مزایا مواردی مانند سابقه کار طولانی در زمینه اخذ ویزا و وقت سفارت کشورهای مختلف، آشنایی کامل با سیستم‌های تعیین وقت، تسلط بر زمان دقیق باز شدن وقت‌های سفارت هر کشور، پر کردن دقیق و بی‌نقص فرم‌ها (که بروز اشتباه در آنها می‌تواند منجر به ریجکت درخواست شود) و … است.
می‌توانیم از ربات وقت سفارت استفاده کنیم؟
اصلا اینکار را نکنید. هیچ فردی که ذره‌ای با روال این کارها آشنا باشد، استفاده از ربات وقت سفارت (طراحی‌شده در کشورهای مختلف) را توصیه نمی‌کند.
یا خودتان کار را به شکل اصولی جلو ببرید، یا از کارشناسان این حوزه کمک بگیرید. کوچک‌ترین اشتباه‌ها در این فرآیند یا کارهای تاییدنشده می‌تواند خسارت‌های جبران‌ناپذیری داشته باشد.
چطور وقت سفـارت بگیریم؟
گرفتن وقت سفـارت هر کشوری به صورت غیر حضوری انجام می‌شود، پس برای گرفتن این وقت قرار نیست شخصا به سفارت‌خانه مراجعه کنیم. اصلا مفهوم و پروسه گرفتن وقت هم به همین خاطر به وجود آمد که در محل سفارت‌خانه ازدحام و شلوغی پیش نیاید.
اگر خود فرد بخواهد از سفـارت وقت بگیرد، باید چنین مراحلی را طی کند:
- ابتدا باید مشخص کند که از سفـارت کدام کشور وقت می‌خواهد.
- پس از مشخص شدن کشور، باید دید آیا وقت سفـارت آن کشور توسط کارگزاری تعیین می‌شود، یا سفارت‌خانه و کنسولگری آن.
- مرحله بعد مراجعه به وب‌سایت کارگزار یا سفـارت مربوطه برای تعیین وقت است.
برای اینکار باید یکسری فرم‌ها را به دقت پر کرد، همچنین، مشخص کرد که فرد می‌خواهد در سفـارت کشور مقصد در کدام کشور حاضر شود. مثلا برای وقت سفـارت آمریکا که سفارت فعال در ایران ندارد، فرد باید مشخص کند که می‌خواهد به سفارت آمریکا در ترکیه مراجعه کند یا دبی یا …؟
مثال؛ وقت سفارت آمریکا
فرض کنیم می‌خواهید وقت سفارت آمریکا را بگیرید. در این صورت، پس از انتخاب نوع ویزا و کشور مدنظر برای گرفتن وقت، باید چنین مراحلی را طی کنید:
- تکمیل فرم درخواست ویزا به صورت آنلاین
- ساخت حساب کاربری در وب‌سایت رسمی سفارت آمریکا
- وارد کردن شماره تاییدیه (Confirmation No) فرمِ آنلاین درخواست صدور ویزا
- تکمیل فرآیند بازگشت اسناد از طریق شرکت پستی (پیکاپ ویزا)
- پرداخت هزینه‌های ویزا و انگشت‌نگاری
- رزرو وقت سفارت از کنسولگری
گرفتن وقت سفـارت چقدر طول می‌کشد؟
بسته به ظرفیت کنسولگری برای پردازش درخواست‌ها، این زمان می‌تواند چند ماه و حتی چند سال طول بکشد. برای کشورهایی که در ایران سفارت فعال ندارند، خود کشور و شهر واسطه انتخاب‌شده هم می‌تواند روی این زمان تاثیر بگذارد. برخی کنسولگری‌ها نیز برای یکسری از ویزاها اولویت بیشتری قائل می‌شوند.
نکته‌ای باید به آن توجه شود این است که در هر حالت، زمان انتظار متقاضی هیچ ارتباطی به نحوه گرفتن وقت ندارد. چیزی که در اصل این فرآیند را زمان‌بر می‌کند، بالا بودن حجم درخواست‌هاست.
در چنین حالتی کمک گرفتن از کارشناسان این حوزه چالش‌های تشخیص بهترین زمان و کشور برای اقدام، تهیه مدارک لازم و … کار را راحت می‌کند، منجر به صرفه‌جویی در زمان و حتی هزینه می‌شود و ریسک‌های احتمالی ریجکت شدن را تا حد زیادی از بین می‌برد.
نظرات