۱ +۳ نکته مهم که باید قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بدانیم
اگر در حال جستجو و تصمیم گیری برای یک خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستید، به این معنی است که احتمالاً روند کاری شما در اداره یا سازمانتان خیلی طولانی، پیچیده و حتی شلخته شده است. این تصمیم که با خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب این روند را اصلاح کنید، عالی است.
بهبود کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های عملیاتی دو علتی است که سازمان‌های غیرمکانیزه را وادار می‌کند از نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنند. اما این که چنین نرم افزاری را از کجا بخریم؟ در زمان خرید چه عواملی را مد نظر داشته باشیم؟ چطور انتظارات خود را از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای شرکت نرم افزاری مطرح و از آنها انتظار خدمات داشته باشیم؟ موضوعاتی است که ذهن ما را درگیر کرده و جلسات زیادی را با افراد تصمیم ساز می‌طلبد.
مطالعه این مطلب به شما کمک می‌کند همه سوالات بالا را پاسخ دهید و از میان گزینه‌های موجود، بهترین شرکتی را که نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب تولید می‌کند را انتخاب کنید.
چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
اغلب شرکت‌ها دارای گردش‌های کاری متعددی هستند که افراد زیادی را درگیر کرده و زمان زیادی را از کارمندان هدر می‌دهد. کارهایی نظیر ارسال و دریافت نامه‌های داخلی و خارجی، کارهای مربوط به منابع انسانی، بایگانی پرونده‌ها و… کارهایی تکراری هستند که نیازی به مهارت‌های فنی خاص یا شناختی نداشته و در عین حال برای کارمندان خسته کننده‌اند.
با کمک نرم افزار اتوماسیون مناسب می‌توان احتمال خطا در این کارها را به حداقل ممکن رساند. همچنین زمان بیشتری برای تحلیل و خلاقیت کارمندان ذخیره کرد که این کار در نهایت در آمد مجموعه را افزایش می‌دهد.
اما قبل از انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، عوامل زیر را باید در نظر داشت.
آنچه پیش از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب باید بدانیم
۱- نیاز مجموعه ما چیست؟
برای روشن شدن این موضوع باید به سوالات زیر پاسخ دهیم:
- کدام کارها تکراری و خسته کننده هستند و می‌توانیم آنها را خودکار کنیم؟
- عملکرد کدام بخش‌ها را باید بهبود ببخشیم؟
- چه تصمیم‌هایی بیشترین زمان را برای گرفتن دارند؟
- در صورت کار با عوامل غیرقابل پیش بینی چه عواملی را باید در نظر بگیریم؟
به عنوان مدیر یک بخش یا مجموعه باید به طور منظم با کارمندان خود در مورد این موضوع صحبت کنید و از آنها در مورد این وظایف تکراری بپرسید. همچنین از آنها بخواهید در خصوص خلاقیت‌هایی که برای کاهش حجم کار و طول یک فرآیند به ذهنشان می‌رسد به شما اطلاعات بدهند.
به گپ زدن با یک یا دو کارمند قدیمی بسنده نکنید. از کارمندان جوان که به تازگی استخدام شده اند بخواهید راجع به نقص‌هایی که در روند کار مشاهده می‌کنند، نقد مستند داشته باشند و دلایل خود را برای آن ابراز کنند. همچنین از آنها بخواهید اگر ایده ای برای رفع معضلات یا جایگزین کردن آنها دارند، آن را با شما درمیان بگذارند.
هرچه مصاحبه شما بهتر بوده و اطلاعات بیشتری را جمع آوری کنید در نهایت راه حل بهتری برای اتوماسیون ادرای تحت وب خود ایجاد خواهید کرد.
۲- آیا نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب سایرنیازهای سازمان ما را تامین می‌کند؟
بسته به اهداف تجاری و اهداف اتوماسیون، نرم افزاری که انتخاب می‌کنیم باید برخی از ویژگی‌هایی که مورد نیاز ماست را در بر گیرد. یعنی آیا این نرم افزار علاوه بر مکانیزه کردن کارهای اصلی، باعث بهبود پروسه‌های دیگری هم می‌شود؟ به طور مثال آیا:
– ابزار اتوماسیون اداری ما قادر به بهبود عملکرد بازاریابی ما نیز هست؟
– آیا این نرم افزار قادر به بهبود روند تولید سرنخ و ایجاد مسیرهای جدید برای تماس‌های اولیه با مشتریان هست؟
– آیا به کمک این نرم افزار می‌توان خدمات بهتری را به همکاران یا مشتریان بیرون از سازمان ارائه کرد؟
– آیا این نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب قادر است گزارش‌هایی تهیه کند که برای ارتباطات همکاری ما هم مفید باشد؟
۳- آیا این سیستم اتوماسیون کاملاً یکپارچه است؟
مهم است بدانیم که ابزار اتوماسیون جدید انتخاب شده قادر به ادغام آسان با سیستم‌های دیگر سازمان ماست. یکپارچه سازی سیستم در دنیای دیجیتالی و مدرن امروزی یک امر ضروری است. چون در حال حاضر اغلب سازمان‌ها از ابزارهای دیجیتالی زیادی برای اهداف مختلف استفاده می‌کنند. بنابراین نباید اجازه دهیم آنها علیه یکدیگر کار کنند یا کار آنها باهم دچار همپوشانی شود. مثلاً لزومی ندارد اگر یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب قادر است نامه‌های دریافتی برون سازمان را شماره کند، نرم افزار دیگری هم درست همین کار را انجام دهد تا در نهایت با مشکل دوباره یا چند باره ثبت شدن نامه‌ها درگیر باشیم.
۴- آیا افراد سازمان ما قدرت کار کردن با آن را دارند؟
خیلی مهم است بدانیم نرم افزار منتخب ما آنقدر ساده و روان هست که افراد سازمان ما با هر سطحی از سواد و مهارت‌های نرم افزاری قادر به کارکردن با آن باشند. ضمن آن که نرم افزار نباید از نظر فنی آنقدر پیچیده باشد که اگر با مشکلات سطحی مواجه شد، خودمان در داخل سازمان قادر به حل کردن آن نباشیم یا خطاهای معمولی را تشخیص ندهیم.
بهتر است میزان کاربری یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را در عمل بررسی کنیم. مثلاً می‌توان قبل از عقد قرارداد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، از شرکت مذبور بخواهیم دمو یا پیش نمایش نرم افزار را به ما نشان دهد.
بهتر است اگر خودمان دانش و تخصص کافی برای سنجش عملکرد و کاربری یک نرم افزار را نداریم از یک متخصص QA بخواهیم در این جلسه حضور داشته باشد.
به یاد داشته باشید که حتی پیچیده‌ترین و گیج کننده‌ترین گردش کارها را می‌توان به راحتی خودکار کرد به طوریکه حتی یک کاربر تازه کار از آن لذت ببرد. از این گذشته، UI/UX قابل درک و با کیفیت اغلب نتیجه یک آزمایش کامل است.
بهترین نرم افـزار اتومـاسیون اداری تحت وب را از کجا تهیه کنیم؟
اگر چالش شما با موارد بالا حل شده، اکنون نوبت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب است. اما همه شرکت‌هایی که این نرم افزار را در لیست محصولات خود دارند، بهترین انتخاب نیستند. پس بهتر است برای این موضوع به شرکت نرم افزاری یگانه اعتماد کنید. مجموعه ای که چیزی بیش از ۱۵ سال به طور مداوم در زمینه تولید نرم افزارهای مکانیزاسیون، از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فعالیت داشته است.
این مجموعه افتخار دارد که تاکنون به بیش از ۳ هزار شرکت، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ارائه کرده است. کافی است برای دیدن دموی این نرم افزار با مسئولین خبره این شرکت تماس بگیرید تا در اسرع وقت یک جلسه رایگان دمو برای شما ترتیب دهند تا با ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه آشنا شوید.
نظرات