۷ کار مهم که از طریق نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک می‌توانید انجام دهید
مهم‌ترین وظیفه واحد بایگانی سازمان‌ها حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک سازمانی است، اما در بیشتر ادارات این کار به صورت دستی و سنتی انجام می‌شود که مشکلاتی از جمله عدم دسترسی به اسناد در زمان مقرر و از بین رفتن مدارک به مرور زمان را به همراه خواهد داشت. بنابراین شرکت‌ها برای داشتن یک بایگانی دیجیتالی به نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک نیاز دارند. اگر می‌خواهید برای شرکت خود یک نرم افزار مناسب بایگانی اسناد را خریداری کنید تا تمام نامه‌های ورودی و خروجی را در سیستم ثبت نمایید، باید بدانید با استفاده از این نرم افزار چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید. در ادامه با ما همراه باشید تا از امکانات و ویژگی‌های بارز این نرم افزار مطلع شوید.
چه کارهایی را می‌توان با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد انجام داد؟
ممکن است در بین کاربران یک سازمان هدف استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد متفاوت باشد، مثلاً برخی از افراد برای ذخیره حجم زیادی از داده‌های پرسنلی شرکت به این نرم افزار نیاز دارند، در حالی که بعضی دیگر می‌خواهند فاکتورها و صورت حساب‌ها یا نظرسنجی از مشتریان را برای تجزیه و تحلیل کسب و کار خود در این نرم افزار نگهداری کنند. بنابراین برای اینکه بدانید چگونه می‌توان با این نرم افزار کار کرد، برخی از امکانات آن را برایتان شرح می‌دهیم:
با این نرم افزار می‌توانید ذخیره سازی اسناد را انجام دهید.
نرم افزارهای بایگانی اسناد یا DMS دارای مخزنی هستند که در آنها می‌توانید فایل‌های خود را با پوشه‌های قابل تنظیم ذخیره و مدیریت کنید. شما می‌توانید در این مخزن‌ها هم ایمیل و هم اسناد را به صورت همزمان ذخیره کرده و از طریق یک رابط آنها را مشاهده کنید. یک سند می‌تواند هر نوع محتوای رسانه الکترونیکی نظیر متن، تصاویر، فیلم، pdf، فایل‌های صوتی و اطلاعات دیگر باشد. علاوه بر این می‌توانید از راه ایمیل‌های خود پیوست‌هایی را به فایل‌های موجود اضافه کنید تا با یک جستجوی ساده داده‌های مورد نیاز به راحتی در دسترس شما قرار گیرند. مزیت داشتن هر نوع سند و ایمیل سازماندهی شده این است که قابل دسترسی بوده و می‌تواند باعث شود تا کسب و کار شما توانایی بهتری برای رسیدگی سریع و دقیق به هرگونه اقدام یا پشتیبانی مشتریان را داشته باشد. برخی از نرم افزارهای بایگانی گزینه‌های ادغام ایمیل را هم به کاربران خود ارائه می‌دهند، بنابراین شما می‌توانید ایمیل‌های خود را با کشیدن و رها کردن به مخزن اضافه نمایید.
با این نرم افزار می‌توانید سازماندهی اسناد را انجام دهید.
یکی دیگر از امکانات موجود در یک نرم افزار بایگانی اسناد توانایی آن در پیدا کردن فایل‌ها از طریق موتور جستجوی این نرم افزار بوده و راه مؤثر آن استفاده از متاتگ‌ها است. نرم افزارهای بایگانی اسناد دارای سیستم قابل تنظیم برای ایجاد متاتگ‌ها هستند تا بتوانند طبقه بندی اطلاعات را روی فایل‌ها اعمال کنند. بدین صورت شما می‌توانید همه اسناد مرتبط یا مرتب شده بر اساس کد، نوع محتوا، تاریخ ایجاد، آخرین تاریخ اصلاح، نام تولید کننده یا حتی یک دسته سفارشی ایجاد شده را که برای افزایش کارایی شرکت خود از آن استفاده کرده‌اید، به راحتی پیدا کنید. این مزیت به شما کمک می‌کند تا کارها را راحت‌تر انجام دهید به خصوص اگر نیاز دارید که اسناد خود را با توجه به اهداف مختلفی در این نرم افزار سازماندهی کنید.
با این نرم افزار می‌توانید بهینه سازی اسناد را انجام دهید.
نرم افزار بایگانی اسناد به دلیل داشتن قابلیت یادگیری ماشین می‌تواند ذخیره سازی اطلاعات را به روش متفاوتی انجام دهد. به این صورت که شما می‌توانید همه اسناد و پرونده‌های ذخیره شده را با سابقه تجدید نظر کامل از جمله نسخه‌های قبلی هر سند الکترونیکی بدون انباشت آنها در فایل مشخص داشته باشید. اگر از اسنادی استفاده می‌کنید که به صورت مداوم توسط افراد مختلف آپدیت و به‌روز رسانی می‌شوند و باید بدانید نسخه قبلی آن چیست یا سناریوهای خاصی برای پیدا کردن اطلاعات دارید مثلاً اینکه می‌خواهید اسنادی را که در یک مرحله توسط کاربری خاص با وضعیتی خاص تنظیم شده است را بیابید، این نرم افزار امکانات فوق‌العاده مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
با این نرم افزار می‌توانید فیلتر داده‌ها را انجام دهید.
استخراج دانش و بینش از داده‌ها یکی از بهترین تکنیک‌های موجود است که می‌تواند به اندازه گیری آمار و موفقیت سازمان و همچنین تجربیات پرسنل و مشتریان آن کمک زیادی نماید. با استفاده از چندین روش فیلتر کردن داده‌ها از طریق نرم افزار بایگانی اسناد شما می‌توانید مجموعه داده‌های ارزشمندی را جمع آوری کرده و پیش بینی‌های دقیق و اهداف بعدی را برای اطمینان از موفقیت پروژه سازمانی خود ایجاد کنید.
با این نرم افزار می‌توانید دسترسی راحت‌تری به اسناد داشته باشید.
نرم افزارهای بایگانی همراه با یک سیستم اعلان ایمیل می‌توانند عملکرد یک شرکت یا سازمان را به طرز چشمگیری افزایش دهند. این امر باعث می‌شود در حالی که مشارکت کنندگان زیادی در حال کار هستند، کار همه آنها ذخیره و بایگانی شود و هر زمان که فایل‌ها به‌روز رسانی و آپدیت شدند، به آنها اطلاع دهد. علاوه بر این برخی از نرم افزارهای بایگانی اسناد سیستم‌های مبتنی بر وب را هم به کاربران ارائه می‌دهند، پس کاربران می‌توانند از راه دور با هم مشارکت کند و به فایل‌های مورد نیاز به راحتی دسترسی داشته باشند.
با این نرم افزار می‌توانید سطح امنیت اسناد را بالا ببرید.
هر فایلی که به مخزن مرکزی اضافه می‌شود، می‌تواند در یک گروه امنیتی ثابت قرار گیرد، به عبارت دیگر شما می‌توانید به صورت دقیق کنترل کنید که چه کسی مجوزهای لازم برای خواندن، نوشتن، حذف یا حتی اصلاح امنیت هر فایل جامع را دریافت کند و به طور منطقی شما می‌توانید وضعیت مجوزها را هر زمان که مناسب بدانید به‌روز رسانی کنید یا آنها را تغییر دهید. این قابلیت می‌تواند بر روی فولدرهای کامل یا اسناد خاص هم اعمال شود، بنابراین لازم نیست این کار را برای هر فایلی که ذخیره شده است، به صورت جداگانه انجام دهید. علاوه بر این هر سندی را می‌توانید در هر مرحله از چرخه عمر خود رمز گشایی یا رمزگذاری کنید.
با این نرم افزار می‌توانید در سازمان خود از فناوری‌های اتوماسیون استفاده کنید.
فناوری‌های اتوامسیون در نرم افزارهای بایگانی اسناد با اجازه دادن به سازمان‌ها برای انجام فرایندهای روزانه با حداقل کمک انسانی به بخش مهمی از ادارات تبدیل شده‌اند. آنها یک ابزار قوی برای کسب و کار مثل تأیید، امضای دیجیتالی، شماره گذاری یا نام گذاری خودکار پرونده‌ها، خواندن بارکد، افزودن متادیتا با مدیریت فرایند یک کار متوالی و منطقی و حتی تشخیص علامت نوری هستند که به شما امکان می‌دهند داده‌های علامت گذاری شده توسط افراد از هر سند همچون نظر سنجی، گزارش و آزمایش را ذخیره کنید. این ویژگی می‌تواند برای برنامه‌های کاربردی قابل توجهی که در آن منابع انسانی در اولویت نیستند، استفاده شود و بنابراین امکان تخصیص بهتر آنها را فراهم می‌کند.
معرفی بهترین نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک در ایران
هر سازمانی برای بایگانی اسناد و مدارک خود روشی را انتخاب می‌کند، اگر قصد الکترونیکی کردن اسناد و مدارک شرکت خود را دارید و به دنبال بهترین نرم افزار بایگانی اسناد هستید، ما به شما نرم افزار یگانه را پیشنهاد می‌کنیم که به دلیل امکانات و قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای که دارد می‌تواند برای تمام مشاغل مناسب باشد.
امکانات نرم افزار بایگانی یگانه شامل موارد زیر است:
- می‌توانید دسته بندی پرونده‌ها را بر اساس موضوع آنها انجام دهید.
- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه در این نرم افزار وجود دارد.
- در نرم افزار یگانه امکان امانت دهی یک سند برای کاربر فراهم شده است.
- مدیریت چند بایگانی مختلف از طریق این نرم افزار وجود دارد.
شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نرم افزار بایگانی یگانه به وب‌سایت رسمی این شرکت مراجعه نمایید.
https://yeganehsoft.com/ نرم-افزار-بایگانی-اسناد/
نظرات