موارد مهم در انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارها
با توجه به اینکه امروزه تعداد زیادی نرم‌افزار حسابداری با قابلیت‌های متنوع به بازار ارائه شده است و این امر موجب سردرگمی کاربران در انتخاب نرم‌افزار مناسب می‌شود. اشخاص و سازمان‌های زیادی در زمینه تولید و طراحی نرم‌افزارهای حسابداری سرمایه‌گذاری کرده‌اند هریک از آنها مدعی، امکانات ویژه برای افزایش کارایی و کیفیت در زمینه‌های مختلف کسب کار را دارند که از رنج قیمتی متفاوتی برخودارند.
بخش اصلی یک کسب و کار، نرم‌افزار حسابداری مناسب آن سازمان یا شرکت محسوب می‌شود در نتیجه انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری، متناسب با نیازهای کسب و کار یکی از ضروری‌ترین عوامل می‌باشد. با توجه به اینکه نرم‌افزارهای حسابداری در تمام مشاغل قابل استفاده‌اند و کاربران از طریق آن می‌توانند کسب و کار خود را کنترل و مدیریت کنند.
ویژگی‌های اساسی در انتخاب نرم‌افزار حسابداری
- نیازهای مجموعه و امکانات نرم‌افزار حسابداری
اولین نکته برای خرید نرم‌افزار حسابداری مناسب، مطابقت با نیازهای شرکت یا سازمان می‌باشد. چراکه مهمترین نکته در انتخاب یک نرم‌افزار در نظر گرفتن این موضوع که شما به چه چیزهایی نیاز دارید و آیا نرم‌افزاری که انتخاب کردید نیازهای شما رو برطرف می‌کند یا نه و همچنین بررسی امکانات نرم‌افزار مالی و مطابقت آن با نیازهای مجموعه می‌باشد. به عنوان مثال امکانات یک سیستم یکپارچه مالی برای یک فروشگاه یا مجموعه کوچک کاربردی ندارد و تنها باعث پیچیده شدن فرایند ثبت می‌شود.
- سیستم گزارش دهی
به دلیل اینکه نهایتا گزارش‌های یک سیستم مالی مورد توجه مدیران شرکت قرار می‌گیرند، ارائه گزارش‌های متنوع نرم‌افزار حسابداری از نکات مهم در هر نرم‌افزار حسابداری محسوب می‌شود.
- کنترل بر فعالیت کاربران
از آنجایی که اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار حسابداری بسیار مهم بوده و اشتباه یا اخلال در اطلاعات وارد شده می‌تواند باعث مشکلات بسیار زیادی در سازمان یا شرکت گردد، لذا کنترل و ثبت فعالیت کاربران نرم‌افزار از مهمترین دغدغه‌های مدیران کسب و کار می‌باشد که باید در هنگام تهیه نرم‌افزار، میزان کنترل و محدود کردن کاربران مورد توجه قرار گیرد.
- پشتیبانی
از مهمترین موارد تاثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار حسابداری و مالی، نحوه پشتیبانی شرکت تولید کننده نرم‌افزار می‌باشد، که وجود کارشناسان مجرب در واحد پشتیبانی باعث می‌شود تا خریدار با اطمینان و سهولت بیشتری از نرم‌افزار حسابداری استفاده نماید. قدمت شرکت تولید کننده می‌تواند این اطمینان خاطر را به خریدار بدهد که در سال‌های متوالی می‌تواند از پشتیبانی نرم‌افزارهای مالی خود استفاده نماید.
- یکپارچه بودن
ارتباط : بین زیر سیستم‌های نرم‌افزار مالی باعث می‌شود که سرعت تبادل و ثبت رویدادهای‌مالی شرکت بیشتر شده و همچنین صحت اطلاعات ثبت شده در نرم‌افزار حسابداری افزایش یابد.
سهولت : در ارتباط بین قسمت‌های مختلف نرم‌افزار مالی و همچنین امکان کنترل دقیق بر ارتباط
بین قسمت‌ها از مهمترین نکات در انتخاب سیستم‌های یکپارچه مالی می‌باشد.
- قابلیت ارتقا
از آنجایی که با گسترش کسب و کار و فعالیت هر مجموعه امکان اضافه شدن نیازها وجود دارد لذا امکان ارتقا و یا افزودن امکانات جدید به برنامه از دیگر نکاتی است که در انتخاب یک نرم‌افزار خوب حسابداری اهمیت دارد.
- سادگی و سهولت آموزش
یکی دیگر از نکات مهم در سیستم‌های حسابداری ،سهولت در پیاده سازی و همچنین سادگی و سرعت در هنگام ورود اطلاعات می‌باشد لذا طراحی ساده و دوری از پیچیده‌گی‌های زاید باعث استفاده بهتر و کامل تر کاربران می‌گردد و همچنین با سرعت بخشیدن به مرحله استقرار نرم‌افزار باعث کاهش هزینه‌های مجموعه می‌گردد.
جمع‌بندی
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل حساب‌ها ، کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از برنامه حسابداری قیاس کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید./۲۵۵۸۴۱
منابع:
نظرات