چالش های مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS

مدیریت فرآیند کسب و کار (bpms) اغلب محدود به یک راه حل نرم افزاری شده و اشتباه درک می شود اما این نرم افزار مدیریت اطلاعات، کاربردهای وسیع تری دارد. سیستم BPM شامل یک رویکرد جامع برای مدیریت فرآیندهای کسب وکار است که فرآیند را از ابتدا تا انتها در نظر  گرفته و باعث می‌گردد کیفیت و بهره‌وری فرایندها با نظارت مستقیم مدیران بهبود یابد.

 

به طور کلی، فرایندها بر اساس مکان یا بخش‌های تجاری مورد استفاده، ماهیت‌های متفاوتی دارند. به ویژه در سازمان‌هایی که در مناطق مختلف فعالیت می‌کنند. تقسیم‌بندی نوع دریافت کننده خدمات و محصولات هر شرکت، منجر به اختلاف در خدمات شده و مدیریت فرآیند کسب و کار را با چالش‌های متعددی رو به رو می‌کند. در ادامه لیست مهم‌ترین چالش‌های پیاده سازی مدیریت فرایند bpms با ارائه راه حل را مشاهده می‌کنید. با ما تا اخر این مقاله از سیستم مدیریت اطلاعات فریار همراه باشید.

چالش‌های پیاده سازی BPMS در سازمان

اولین چالش سیستم BPMS ، مدیریت فرایندهای مربوط به کارکنان دورکار است. از زمانی که فرهنگ کار از راه دور یا دورکاری شکل گرفته و در حال رشد بوده، فرآیند پذیرش کارمندان ریموت به یک چالش بزرگ مدیریت فرایند سازمانی تبدیل گردیده است. کارفرمایان باید یک استراتژی اجرایی برای بهبود بهره وری فرآیند کسب و کار پیدا کنند تا کارمندان دورکار نیز، بهره وری به اندازه نیروهای حضوری داشته باشند و دورکاری باعث کاهش کیفیت خدمات نشود. راه‌حل‌های متعددی برای این چالش معرفی می‌گردد که نرم افزارهای مدیریتی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرایند از مهم ترین ابزارها در این راه بوده اند که تا حدود زیادی مشکلات و مسائل کار به صورت ریموت را با به جریان انداختن کارها در قالب فرایندهای قابل پیگیری و سیستمی حل می‌کند.

پیوستن کارمندان به سیستم‌های جدید فناوری اطلاعات

پیوستن کارمندان جدید به سیستم‌ها و فناوری‌های سازمان (دراصطلاح Onboarding) یک چالش بزرگ مدیریت فرآیند کسب و کار در سالهای اخیر بوده است. این دغدغه با مشکلات ذاتی در ترکیب نیروهای جدید در کنار تیم‌های دورکار تشدید یافت. راه‌حل‌های بسیاری وجود دارد که ارائه آموزش ضمن کار و آموزش فرهنگ سازمانی در شروع کار برای هر استخدام جدید، بسیار راهگشا خواهد بود.

توجه به این نکته با اهمیت است که سرعت بخشیدن به فرایند آشنایی همه افراد با فناوری جدید نیازمند ارتباطات خوب و صبر است. بنابراین ارائه این راه حل به صورت شخصی و متناسب به شخصیت افراد بسیار موثرتر است زیرا کارمندان جدید آموزش‌های مهم را به صورت رو در رو از مدیران و همکارانشان دریافت کرده و از اول دوران فعالیت خود، با هم تعامل سازنده تری خواهند داشت. به ویژه کارمندان باسابقه که تجربه طولانی مدت در استفاده از سیستم‌های قدیمی سازمان را داشته و هر روز از آنها استفاده می کنند.

چابکی سازمانی ناکارآمد

دو چالش دیگری که مدیران فرآیند کسب و کار با آن مواجه هستند، پاسخگویی درست به درخواست‌های مصرف کننده و انطباق با روندهای دائمی در حال تغییر بازار است. هنگامی که در اهداف، نیازمندی‌ها و خواسته‌های سازمان تغییراتی ایجاد می‌گردد، یک سیستم تطبیقی ​​برای اجرای موفق فرایندهای BPM لازم می‌گردد.

به طور کلی بهبود چابکی سازمانی فرایندی زمان‌بر است اما راه‌های میانبری وجود دارد که می‌توان از آنها برای تسریع این روند استفاده کرد. اولین راه اینکه هنگامی که رویدادهای ناخوشایند به دنبال تغییرات رخ می‌دهند، مدیریت باید در کنار تیم‌های سازمانی خود برای رسیدگی و کشف علت بروز مشکل قرار گرفته و در حل این چالش‌ها آن ها راهنمایی کنند نه اینکه آنها را سرزنش کنند.

تعریف KPI مناسب با اهداف شرکت

از دیگر چالش های مدیریت فرایندها ، تعریف و تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است. تعریف درست این معیارها به شما کمک می‌کند شاخص‌های عملکردی سازمان را از همان ابتدا اندازه‌‌گیری کرده و بدانید چه شاخص‌هایی برای ایجاد فرآیندهای تجاری بدون اصطکاک باید بهینه گردد.

در رسیدن به این اهداف، شاخص‌های کلیدی بهتر است از ابتدا تعریف شده و وظایف متمرکز بر همین اهداف بازنویسی شوند. این اهداف برای همه افراد تیم باید ملموس و قابل درک باشد تا از سردرگمی در مورد هدف نهایی فرآیند پیشگیری شود.

عدم اعمال مدیریت اجرایی

زمانی که سیستم به مدیریت متعهد نباشد، مدیران به راحتی کارکنان خود را  از دست می دهند. فقدان وجود رهبری یک چالش جدی است که باعث می‌شود کارمندان از کار خود دور شوند و دستیابی به اهدافشان دشوار شود. عدم پذیرش و عدم وجود نقش رهبر و راهنما در سازمان‌ها، علت اصلی شکست پروژه BPM است.

عدم تایید مدیران اجرایی

از دیگر چالش های مدیریت فرایند، عدم دریافت تایید و تشویق از سمت مدیران است زیرا  کارکنان نیاز به جلب اعتماد و کسب حمایت از مدیران سطح بالا دارند که اولا ارزش برنامه هایشان را بینند ثانیا آماده حمایت با پول و منابع از طرح های آنها شوند.

علاوه بر آن، دریافت تایید از سمت مشتری بسیار مهم بوده که در گرو کیفیت ارائه خدمات کار کارمندان است. بدون کسب تایید از کاربر نهایی و براورده کردن KPIهای خود ممکن نیست.

افزونگی داده ها و خطا

خطا و افزونگی داده‌ها باید در اقدامات اولیه رسیدگی شود زیرا در صورت عدم رسیدگی در زمان درست، تأثیرات منفی زیادی می‌توانند بگذارند. راه‌حل BPM به سازمان‌ها، تدوین بینش کاملی از فرآیندهای کسب و کار می‌دهد تا روی خطاها تمرکز گردد. مدیران شرکت‌ها از این بینش برای رفع خطاها، عملکرد موثرتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها استفاده می‌کنند.

کارمندان شرکت ها برای اطمینان از درست و صحیح بودن اطلاعات و داده‌های سازمانی، وظایف تجاری را خودکار کرده و به صورت کارتابل الکترونیک، باید گردش کار داشته باشند. با این کار، ضمن افزایش دقت، حجم کاری کارمندان کاهش می‌یابد.

اتوماسیون اداری کلید حفظ سطح مطلوب کیفیت در اجرای وظایف سازمانی و فرایندها و اطمینان از ثبات در تکمیل کار است. خودکارسازی فرآیندهای روتین و تکراری با ابزار مناسب می تواند در زمانی که صرف تمرکز بر روی فرایندهای بزرگ می شود را کاهش داده و در هزینه های سازمانی صرفه جویی شود.

ارتباطات و مدیریت زمان

بدون ایجاد ارتباط مناسب بین کارکنان، حل مشکلات بین اعضا غیرممکن است. مدیران باید همه ابزارهای لازم برای تعامل و ارتباط کارآمد در اختیار کارکنان خود قرار دهند تا به آنها نشان دهند که چگونه به راحتی و با شفافیت اطلاعات لازم را مبادله کنند.

اگر نوع روابط کاری و ارتباطات از قبل به صورت درست برقرار شده باشد، چالش بعدی مدیریت فرایندی در سازمان، مدیریت زمان است. اگر کارمندان بدانند چگونه زمان خود را برای هر کار مدیریت کنند، بسیاری از وظایف سریعتر و کارآمدتر انجام می پذیرد. زمان و وقت کار کارکنان باید به درستی تقسیم شود و تعداد کارهایی که باید انجام شوند باید متناسب با ساعات کاری آنها باشد. کم یا زیاد بودن این کارها هرکدام به تنهایی می‌تواند باعث بی‌انگیزگی یا فشار بر کارمندان شود.

این مسئولیت تیم مدیریت سازمان است که برای مواجه شدن با شرایط مختلف آماده شده راه حل های پاسخ به این مخاطرات را تدوین نمایند. رهبران با استفاده از تجربیات خود، فرآیندها را با اهداف تجاری هماهنگ می‌کنند. این رویکرد مدیریتی می‌تواند به کارکنان کمک کند تا نقش خود را در تجارت درک کنند.

همه این مسائل را می‌توان با نرم‌افزار BPM مانند نرم افزار فرایند ساز فریار که انعطاف‌پذیری و انطباق زیادی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند، برطرف نمود. یک نرم افزار خوب BPMs استاندارد همزمان با اندازه گیری عملکرد فرآیند، فعالیت‌های بهبود فرآیند و مدیریت را آغاز می‌کند. در صورت رسیدگی فوری با این ابزار، فریار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با موفقیت بر چالش های مدیریت فرایند نایل آیند.

اگر به مقالات و مباحث مربوط به نرم افزار مدیریت اطلاعات علاقمند هستید ، از مقاله سیستم مدیریت اطلاعات شروع کنید./۵۲۵۳۷۲