نحوه نوشتن نامه اداری + نمونه نامه اداری

نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست . اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم ، این کار نوعی توهین محسوب می شود . به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما ، سوء برداشت نگردد . نامه های اداری باید با رعایت نهایت ادب و احترام نگارش شود ، خصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته می شود . رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد . در این مطلب قصد داریم نکات مهم در نوشتن یک نامه اداری را بیان کرده و نمونه ای از یک نامه اداری را برای تان مثال بزنیم .

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

– اولین و مهمترین نکته ای که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید . در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله مراتب رعایت شود . پس از این که شخص مورد مکاتبه مشخص گردید ، باید به نکات زیر نیز دقت شود .

– با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید .
– به هیچ وجه از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید .
– تا می توانید خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید .
– اگر متن نامه طولانی است ، حدالامکان در نامه خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید .
– نامه اداری را با فونت رایج سازمان نگارش کنید و اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهید .
– اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می نویسید از کلماتی همچون به استحضار می رساند ، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می نویسید از عبارت به آگاهی می رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می نویسید از عبارت به اطلاع می رساند استفاده نمایید .
– متن نامه را صریح و رسا نگارش کنید .
– نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید .
– نامه را با نام خدا ، تاریخ ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می باشد یا خیر ، آغاز کنید .
– اگر مکاتبه بین دو سازمان درحال وقوع است توصیه می شود ابتدا مبدا نامه را ذکر و سپس گیرنده را عنوان کنید : بعنوان مثال بنویسید از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه . سپس موضوع نامه را ذکر کرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه نمایید .
– اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر است ، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است .
– پس از اتمام نوشتن نامه اداری ، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید .
– اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید .
– اگر نیاز است که نامه برای بخش های دیگری نیز ارسال شود ، در قسمت پاورقی نامه ، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش ها را یادداشت کنید .

شیوه صحیح نوشتن درخواست اداری

نوشتن درخواست اداری ممکن است برای مقاصد گوناگونی کاربرد داشته باشد . به عنوان چند نمونه از درخواست های اداری میتوان به درخواست مرخصی ، درخواست وام ، درخواست اضافه حقوق ، درخواست مساعده و غیره اشاره داشت . معمولا درخواست های اداری به فرد با مقام بالاتر ارجاع داده می شود ، به همین دلیل لازم است که حدالامکان قواعد نگارش رعایت گردد . در ادامه چند نمونه از نوشتن درخواست های اداری را قرار می دهیم که می تواند راهنمای خوبی در این زمینه باشد .

محتوای نامه درخواست

ابتدا نامه را با نام خدا آغاز کرده ، سپس در سمت چپ بالای نامه تاریخ و پیوست داشتن یا نداشتن نامه را ذکر می کنیم . در ادامه نام و سمت سازمانی گیرنده نامه را نوشته و سپس با عرض سلام شروع به نوشتن متن درخواست می نماییم . در پایان یک خط جا گذاشته و سمت چپ نامه امضا و تشکر می نماییم . درضمن در محل امضا باید دوباره تاریخ و نام و نام خانوادگی خود را ذکر نمایید .