اهمیت سیستم سازی مدیریت منابع انسانی و مراحل آن

0

در این مطلب می خوانید: آشنایی با مفهوم مراحل سیستم سازی منابع انسانی، اهمیت و مزایای آن و مشکلاتی که در صورت عدم سیستمی کردن منابع انسانی پیش می آید.

 منابع انسانی

منابع انسانی طی دو سال گذشته به بخش حیاتی تری از سازمان تبدیل شده است. این بخش به عنوان یک بخش پشتیبانی کننده برای اداره وظایف اساسی کارکنان است. در حال حاضر بسیاری از سازمان ها دریافته اند که چگونه مدیریت منابع انسانی می تواند به بهبود مشاغل آنها کمک کند. مدیریت منابع انسانی فقط به نقش حمایتی آن ها از کارمندان اشاره نمی کند. با سیستم سازی کسب و کار و در نتیجه به دست آوردن یک نمای کلی از تمام فرایندهای داخلی و تخصیص درست منابع، واحد مدیریت منابع انسانی می تواند وظایف کارمندان در راستای اهداف سازمان جهت دهی کند.

 

عدم سیستم سازی مدیریت منابع انسانی باعث بروز چه مشکلاتی می شود؟

 

بسیاری از کسب و کارهایی که سیستمی برای مدیریت منابع انسانی ندارند، میزان استخدام را کاهش می دهند و مسئولیت های بیشتری را بر عهده کارکنان فعلی خود می گذارند. این یعنی دستوری برای تخریب همه چیز! زیرا کارمندانی که بیش از حد کار می کنند، به سادگی شرکت را ترک کرده و آن هایی که صلاحیت زیادی داشته اند را از دست می دهند.

علاوه بر عدم سیستماتیک بودن استخدام و حتی اخراج کارمندان، سیستمی برای ثبت کارها نیز وجود ندارد، وظایف روزانه هرگز یادداشت نمی شوند و تبادل اطلاعات معمولاً از طریق تماس تلفنی یا چت انجام می شود.

اما مشکل اصلی زمانی مطرح می شود که این کسب و کار شروع به رشد می کند. وقتی حجم کار افزایش می یابد، نیاز به نیروی انسانی افزایش می یابد و هر بار که یک کارمند جدید استخدام می شود، اطلاعات به صورت غیررسمی با او به اشتراک گذاشته می شود. اگر سیستم سازی در بخش منابع انسانی درست انجام نشده باشد، به اشتراک گذاری رسمی این اطلاعات و داده ها، فرایندی شلوغ و وقت گیر می شود. این امر می تواند برای همه طاقت فرسا و چالش برانگیز باشد و طبیعتاً بر کیفیت انجام وظایف و در نهایت خدماتی که به مشتری می دهید تأثیر بگذارد. هم چنین رشد کسب و کار را هم محدود می کند.

اینجاست که اهمیت سیستم سازی منابع انسانی نمایان می شود.

منابع انسانی

چطور واحد مدیریت منابع انسانی را سیستم سازی کنید؟

 

اغلب تصور می شود که بخش منابع انسانی چیزی است که فقط شرکت های بزرگ روی آن تمرکز می کنند ، اما در حقیقت، منابع انسانی برای همه مشاغل اعم از شرکت های کوچک، استارتاپ ها یا شرکت های بزرگ بسیار مهم است. وقتی کسب و کاری می خواهد خودش را توسعه دهد، سیستمی بودن مدیریت منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا می کند، چرا که بدون داشتن سیستم منظم منابع انسانی ممکن است بهترین داوطلبان برای هر شغل را از دست بدهند یا حتی بدتر، افراد نادرست را استخدام کنند و کارمندانی ناراضی برایشان باقی بمانند.

 

مقدمات سیستم سازی مدیریت منابع انسانی

اول از همه قبل از اجرای هرگونه طرح سیستماتیک، منابع انسانی باید یک دید کلی از وظایف روزمره خود داشته باشند.

طبق تجربه متخصصان سیستم سازی، زمان همه چیز است. زمان یک عنصر استراتژیک است که خیلی به آن توجه نمی شود، با اینکه تمام بخش های منابع انسانی اغلب تحت بار کاری زیاد و زمان های محدود برای تحویل پروژه ها هستند. بنابراین وقتی شما در حال سیستم سازی هستید، باید همیشه تمرکزتان بر چگونگی ارائه فرایندهایی در جهت صرفه جویی در زمان باشد و در عین حال به توانایی های منابع انسانی نیز توجه کنید.

مراحل سیستم سازی مدیریت منابع انسـانی

 

سیستمی کردن واحد استخدام

سیستم سازی واحد مدیریت منابع انسانی را نیز با سیستماتیک کردن استخدام شروع کنید. اگر مقدمات سیستم سازی بخش مدیریت منابع انسانی خود را درست انجام داده باشید، فرآیندهای هر شغل مشخص خواهد بود. بنابراین می توانید بفهمید چه فردی و با چه خصوصیاتی برای انجام آن بهتر است و همین موضوع فراخوان، مصاحبه، استخدام و آموزش او را درست و اصولی می کند.

هم چنین شما می توانید برخی از وظایف را برون سپاری کرده و هزینه هایی مثل بیمه و مزایا را متحمل نشوید.

انتخاب از بین بهترین متقاضیان

هنگامی که نامزدهای مناسب هر شغل را پیدا کردید، وظیفه مهم بعدی غربالگری آن ها است. این یکی از مهم ترین و دست و پاگیرترین وظایف مدیریت منابع انسانی است. یک نکته بسیار موثر و سریع برای شروع غربالگری داوطلبان این است که وظایف ساده ای را به آن ها محول کنید که تا حدی شبیه کاری است که در صورت استخدام انجام می دهند. این کار به شما بینشی عالی در مورد شیوه کار کاندیداها، مهارت ها و مناسب بودن آن ها برای این نقش ارائه می دهد. شما به راحتی می توانید کیفیت کار آن ها را جدا از رزومه ای که به شما داده اند ارزیابی کنید.

تخصیص درست منابع

پس از پیاده سازی سیستمی برای مدیریت کارآمد وظایف منابع انسانی، سازمان ها می توانند روی نحوه تخصیص استراتژیک منابع تمرکز کنند. اگر از قبل یک سری افراد در سازمان شما کار می کنند و میخواهید ان ها را حفظ کنید، باید یکی از دشوارترین وظایف مدیریت منابع انسـانی را یاد بگیرید: نحوه تخصیص افراد مناسب برای شغل مناسب

حال اگر سیستمی برای ارزیابی عملکرد کارمندانتان داشته باشید و شاخص های عملکردی هر شغل را طوری انتخاب کرده باشید که نشان دهنده شایستگی فرد برای انجام آن شغل باشد، به راحتی می توانید بعد از مدتی شغل مناسب هر کدام از منابع انسـانی خود را پیدا کنید.

هم چنین زمانی که واحد مدیریت منابع انسـانی بر اساس داده های دقیق همه چیز را تجزیه و تحلیل می کنند، تصمیمات بهتری در راستای ترفیع، جریمه، پاداش و … می گیرند.

حفظ و پاداش کارمندان

در مطالعات و تحقیقات مختلف مشاهده شده است که حفظ کارمندان خوب و پاداش دادن به آن ها یک مسئله بزرگ برای مدیریت منابع انسـانی است. شما می توانید با سیستم سازی درست، ساعات اداری انعطاف پذیر و آزادی کار در خانه را برای جلب رضایت منابع انسـانی برتر خود به آن ها ارائه دهید.

افزایش رضایت مندی کارکنان

درک این نکته برای شما بسیار مهم است که منابع انسـانی بزرگترین دارایی برای یک کسب و کار هستند. به همین دلیل مراقبت از نیازهای آن ها و اطمینان از رضایت کامل آن ها از کار و نقش خود در شرکت کاملاً حیاتی است. شما با سیستم سازی، نظم را به سازمان می آورید، هر فردی طبق عملکردش پاداش می گیرد و سوء تفاهم ها کمتر می شوند. با انجام این کار، روحیه کارکنان و بهره وری آن ها افزایش می یابد و احساس تعهد و وفاداری در کارمندانتان ایجاد می شود.

منابع انسانی

نتیجه گیری

سیستم سازی منابع انسانی از مهم ترین وظایف مدیریت منابع انسانی است، زیرا در تمام بخش های آن اثرگذار خواهد بود: به شما کمک می کند درست و اصولی استخدام کنید، هر کارمند را در جای مناسب خودش بگذارید، آن ها را درست ارزیابی کنید، عادلانه پاداش بدهید و رضایت کارمندان را که بزرگترین سرمایه شما هستند جلب کنید. این اهمیتی از سیستم سازی کسب و کار را نشان می دهد که نباید نادیده گرفته شود.

نظرات